Se você tem uma equipe, uma empresa ou se relaciona com muitas pessoas no seu dia a dia e tem que equilibrar os interesses do seu time, este post é obrigatório para você.
Em uma empresa, independentemente do tamanho dela o seu resultado pessoal é equivalente ao resultado de todas as equipes e departamentos sob a sua supervisão ou influência.
Seu time somente atingirá alta performance de verdade se cada membro tiver um entendimento do processo necessário e clareza de qual sua função na empresa.
Antes de começar, vamos falar um pouco sobre alavancagem gerencial, essa é a medida do resultado gerado por cada gestor.
Para garantir performance máxima, é preciso que você conheça seu papel como gestor, que inclui coletar informações, multiplicar informações para a equipe, tomar decisões, ser um exemplo para o time e compilar relatórios com frequência. Relatórios de gestão são importantes para comunicação, mas são ainda mais importantes para a autodisciplina do gestor. Para delegar de maneira eficiente, é necessário que um gerente tenha informações analisadas constantemente, conhecimento estratégico sobre o negócio e também habilidades de comunicação e liderança.
A Produção
Para ter uma produção eficiente é preciso ter três premissas:
1. Entregar seus produtos dentro do prazo;
2. Padrão claro de qualidade;
3. Se manter dentro do custo definido.
Isso só irá acontecer se a sua linha de produção conseguir seguir esses:
1. Manufatura: a etapa em que são agrupados os elementos do seu produto;
2. Montagem: quando os componentes são agrupados formando um novo item;
3. Testes: o exame das características do produto.
Para otimizar sua linha de produção, é necessário ficar atento às etapas “gargalos” (que consomem mais tempo, mais recursos, onde ocorrem mais falhas, etc), a fim de otimizá-la. Uma vez otimizada a etapa mais complexa, mova para a segunda, terceira e assim por diante. Para garantir esse acompanhamento, existem os indicadores (KPI’s).
Mesmo um indicador básico é melhor do que não ter nenhum indicador. Bons indicadores mensuram o resultado, o output de um processo e a quantidade de atividades exercidas. Escolha um indicador para cada objetivo buscado e os analise individualmente e comparativamente, pois quase sempre um indicador impacta diretamente em outros. Um exemplo: o número de unidades produzidas por dia (indicador de velocidade), se aumentado drasticamente, pode comprometer o número de produtos defeituosos por dia (indicador de qualidade). Além dos indicadores de acompanhamento, existem também os indicadores que podem predizer seus resultados e tendências, mensurando os resultados de um processo ao longo de um período de tempo. Um exemplo de uso para este cenário seria acompanhar um indicador como produção por funcionário por mês. Por meio dele, você consegue saber, ao longo do tempo, se você está ficando mais ou menos eficiente e até mesmo projetar quantos funcionários você precisaria contratar para atingir seu objetivo de aumentar a produção de peças.
Como tomar decisões melhores
Para tomar decisões acertadas é importante envolver especialistas no assunto sempre. Nem sempre você, como gestor ou CEO de uma empresa, deve tomar todas as decisões.
Em geral, as decisões devem passar por 3 estágios:
- Discussão livre com os envolvidos;
- Decisão clara com um plano de ação;
- Comunicação do apoio total da gestão ao decisor.
Apoio total não significa necessariamente concordar com tudo, mas sim comunicar que você está de acordo com o plano a ser seguido.
Em geral, é melhor que as decisões sejam tomadas pelos gerentes da camada média da empresa, afinal, eles combinam uma mistura do conhecimento especializado e autoridade.
Uma reunião apenas com pessoas do mesmo nível gerencial não traz boas decisões, pois eles tendem a buscar um consenso. Se não existe um gestor envolvido, é importante que a decisão final tenha a aprovação do profissional mais sênior do grupo. Outro fator importante é sempre consultar outras pessoas antes de decidir, pois se você toma decisões sem consultar, os demais membros da sua equipe também tomarão decisões sem consultar seus times.
Entenda o conceito de gestão por objetivos (OKR’s)
A gestão por objetivos ou OKR’s (Objectives and Key Resultsou em português objetivos e resultados chaves) deve ser utilizada para garantir a velocidade após planejar. Defina seus objetivos se perguntando “Onde queremos chegar?”. A partir daí, enumere os resultados chave que você espera para saber se está chegando lá. Escolha áreas críticas e tenha foco. Mantenha também os resultados sempre específicos, de forma que fique claro o que conseguimos realizar e onde falhamos.
Tenha reuniões eficientes
Reuniões têm um grande poder de alavancagem quando usadas efetivamente, mas também deve-se ter cuidado para que não se tornem um desperdício de recursos.
Planejamento com foco em resultados
Planejamento é crítico para uma gestão focada em resultados e é importante que ele seja feito por você, enquanto gestor, e não por um profissional isolado. O gerente tem conhecimento dos seus recursos e entende que planejar é dizer sim para alguns projetos e não para outros. Planejamento se baseia em 3 etapas básicas:
- Entender a demanda – O que o ambiente, a empresa ou seu time necessitará de você e por quanto tempo.
- Entender a situação atual – O que você está produzindo agora, quando estes projetos serão concluídos e o qual o impacto de adicionar novos projetos no curto prazo.
- Comparar a demanda com a situação atual e derivar disso um plano – O que precisa ser feito para garantir que a demanda seja entregue? Qual o prazo e recursos necessários? O planejamento (a estratégia) deve produzir tarefas (as táticas) que precisam ser executadas agora para alterar os eventos futuros e suprir as necessidades da demanda levantada. O output* do processo de planejamento, portanto, é o conjunto das decisões tomadas com base no processo de planejar. É importante se lembrar que, após planejar, é importante separar algum tempo para considerar o impacto daquele planejamento e daquelas decisões. Dizer sim a um projeto significa dizer não a outros.
Capacitando os soldados
Você, como gestor, pode melhorar a performance do seus colaboradores e subordinados desenvolvendo a motivação (desenvolvimento da autoestima e reconhecimento das contribuições dos indivíduos) e o treinamento. Autoestima e o desenvolvimento do indivíduo são as duas chaves deste processo. Enquanto a autoestima e a motivação são recursos finitos, não se podendo contar com eles sempre, o desenvolvimento técnico e pessoal, assim como a capacidade de aquisição de novos conhecimentos das pessoas, são infinitos. As pessoas, em geral, se desenvolvem pessoalmente de maneiras diferentes:
Desenvolvimento de competências: o profissional é focado em dominar cada vez melhor sua tarefa, buscando se tornar um virtuoso, um grande especialista e, assim, obter reconhecimento;
Desenvolvimento de realizações: A pessoa é focada em “conquistar” e “atingir objetivos” em tudo que faz. Ambas as abordagens levam pessoas a superar e testar seus limites, seja no nível da habilidade, seja no nível das realizações. Comportamentos focados em desenvolvimento de competências não devem ser recompensados com reconhecimento, afinal, eles não estão necessariamente alinhados aos objetivos da empresa. Já o desenvolvimento focado em conquistas e realizações deve ser fomentado em toda organização. Uma realização é sempre um resultado, um output*.
Dominando avaliações de performance
Um gestor talentoso entende a importância de mensurar a performance do seu time, pois a performance de todos os membros do time somada é a sua performance. A análise de performance é ferramenta fundamental para oferecer feedback relevante à tarefa executada por um subordinado. Seu objetivo é melhorar a performance do indivíduo de acordo com seu nível de habilidade e também manter sua motivação. Para boas avaliações faça sempre: clarificação antecipada do resultado que você busca para o profissional; mensurações de resultados (ex: número de produtos entregues, número de defeitos, etc.); avaliações das medidas internas tomadas (ex: planejamento, treinamento, contratações, etc.). Durante a avaliação, fique de fora, ouça muito, focando no indivíduo. Seu objetivo é conseguir comprometimento para encontrar soluções. Uma armadilha comum na qual muitos gerentes caem é avaliar as pessoas baseando-se em seu potencial e não em seus resultados.
Times treinados, times motivados
Você, como gestor, tem duas responsabilidades principais:
- motivação da equipe;
- treinamento.
O treinamento deve ser incorporado na cultura e nos processos da empresa com muita profundidade. É extremamente importante que o treinamento tenha um processo claro, documentado, constante e repetível dentro da organização. Treinamento não deve ser algo com uma data marcada, que ocorre todo mês, na primeira semana. O treinamento deve ser contínuo e parte da operação diária nas empresas, para que o profissional esteja apto a executar suas tarefas. A motivação é a ferramenta complementar que ajuda o profissional a melhorar sua performance e adquirir sua maestria.
Inclua projetos sociais na sua empresa, esse tipo de ação gera pertencimento, motivação e “fideliza” o empregado. Desenvolva campanhas para a inclusão da sua equipe em algo que os faça sentir que estão fazendo algo maior. Como sugestão, contrate uma empresa ou um profissional para desenvolver projetos sociais personalizado para o seu negócio.
output*
1.ação de produzir; produção
2.(ECONOMIA)o resultado da combinação dos vários fatores de produção.
Sobre a autora:
Nany Martins, mentora executiva e especialista em direcionamento de carreira, em seus 15 anos de experiência no mercado financeiro, se destacou e ganhou prêmios como executiva de inteligência de mercado, formada em Administração de Empresas, pós-graduada em Finanças, com MBA em Negócios Internacionais e International Professional Master Coach – Institute of Coaching Professional Association (ICPA), órgão afiliado à HARVARD MEDICAL SCHOOL. Idealizadora de vários projetos sociais realizados pelo brasil e pelo mundo.
CEO e fundadora da a Awee, uma empresa que além de ser uma empresa moderna e inovadora, com uma linguagem simples, vem capacitando empreendedores brasileiros em vários lugares do mundo. Desenvolve trabalhos com valores de baixo custo, tem como objetivo a redução da mortalidade infantil de pequenas empresas. Acredita que ao gerar negócios sustentáveis, criam-se empregos, aquecendo a economia local e reduzindo a pobreza. Parte do lucro é destinado a causas sociais.
